Jede Crew kennt sie: Meetings, die etwas bewegen sollen, aber letztendlich nur zur weiteren PowerPoint-Präsentation im überlaufenden Downloads-Ordner werden. Sie prägen die Zusammenarbeitskultur, konstruktiv wie destruktiv. Wenn Meetings ergebnislos, hierarchisch oder zäh sind, spiegelt das die Kultur wider, in der sie stattfinden und verstärkt sie.
Um wirklich etwas zu verändern – ob es um die Werte, Ziele oder die gelebte Zusammenarbeitskultur geht – braucht es kontinuierliches Tun. Einzelne Meetings sind dabei wie Puzzleteile. Erst in Verbindung mit anderen Puzzleteilen in Form von abgestimmten Formaten verbinden sie sich zum vollständigen Puzzle – einer Meeting- und Zusammenarbeitskultur, die auf Wertschätzung und einem gemeinsamen Verständnis basiert.
Unterstützen können auf diesem Weg kleine Veränderungen, Tipps und Tricks, wie sie auch eine Facilitator*in einsetzt. Mit kontinuierlicher Anwendung, reflektierten Prozessen und sanfter Steuerung in stürmischen Gewässern kann die facilitative Haltung einen nachhaltigen Kulturwandel in die Crew bringen. Wieso und wie das in der Praxis funktioniert und wie auch deine Crew ihre Unternehmenskultur verändern kann, zeigen wir Dir in diesem Artikel.
Meetings als Spiegel der Unternehmenskultur: facilitative Haltung lässt Experimentierfelder entstehen
Die Meetingkultur in Crews ist oft unproduktiv und toxisch:
- Zu oft finden Meetings nur statt, weil sie im Kalender stehen und nicht, weil es wichtige Themen zu besprechen gibt.
- Diskussionen bleiben ohne Entscheidungen und werden auf das nächste Meeting vertagt.
- Einige Stimmen dominieren, während andere stumm sind und ihre Ideen ungehört bleiben.
- Follow-ups verschwinden im SharePoint, statt erneut aufgegriffen zu werden.
Ist diese Form der Meetingkultur die Norm, lernen Teams vor allem, dass Meetings kaum zu wertvollen Ergebnissen führen. Vielmehr scheinen Teilgebende nur zu reden, um die eigene Position abzusichern, während es sich kaum lohnt, Ideen einzubringen, da sie ohnehin nicht gehört werden oder im Nirvana verschwinden.
Eine facilitative Haltung hingegen kann die Meeting- und damit Zusammenarbeitskultur drehen und Experimentierfelder für Vertrauen, Beteiligung und gemeinsame Verantwortung schaffen. Aus Redundanz entstehen echte Dialoge, aus Stillstand entwickeln sich wertvolle Entscheidungen und Pflichttermine werden zu produktiven Räumen.
Wie facilitative Haltung dabei hilft, die Unternehmenskultur zu verändern
„Wie soll ein neues Konzept für Meetings dabei helfen, unsere Unternehmenskultur zu verbessern?“ Die wichtigste Erkenntnis zu dieser Frage ist wohl, dass es bei einer facilitativen Haltung um viel mehr geht als nur um neue Strukturen in Meetings. Sie ist ein kontinuierlicher Prozess und bewusste Tagespraxis, die Kultur mit der Zeit formt. Dabei kann sie aus unterschiedlichen Gründen dabei unterstützen, die Zusammenarbeitskultur weiterzuentwickeln.
- Eine facilitative Haltung bringt Vielfalt aktiv ein Ob es darum geht, verschiedene Perspektiven sichtbar zu machen oder auch ruhige Crewmitglieder*innen aktiv einzubringen – Facilitation und die zugehörige Haltung fördern Vielfalt. Mit verschiedenen Methoden kann sichergestellt werden, dass jeder zu Wort kommt und die eigenen kreativen Ideen entfalten kann.
- Eine facilitative Haltung baut Hierarchien ab und stärkt Co‑Verantwortung Einer der wichtigsten Grundsätze in der Facilitation ist das Aushebeln von Hierarchien. Es spielt keine Rolle, ob die Führungskräfte eine Idee einbringen oder Mitarbeiter*innen im Projekt. Ziel ist eine wertschätzende und partizipative Kultur, die die gesamte Crew in Meetings und die Zusammenarbeit einbezieht, aber auch in die Verantwortung nimmt.
- Struktur bietet Räume für Kreativität Bewusst gewählte Methoden und die Struktur in jedem Meeting sind darauf ausgelegt, Raum für Kreativität zu schaffen. So dürfen Crews mit freiem Kopf reflektieren, neue Ideen sammeln und sie gemeinsam diskutieren, um die Grundlage für einen Kulturwandel im Unternehmen zu schaffen, der zu den gemeinsamen Werten passt.
- Eine facilitative Haltung schafft psychologische Sicherheit und Vertrauen In facilitativ gestalteten Meetings werden Diskussionen angeleitet, aktives Zuhören gefördert und gezielte Fragen gestellt. So entsteht ein sicherer Raum, der Verständnis und Vertrauen zwischen Mitarbeitenden schafft, sodass die Crew sich auch in zukünftigen Meetings traut, Neues auszuprobieren und mutig zu handeln.
- Facilitation etabliert kontinuierliches Lernen Lässt eine Crew sich durch eine Facilitator*in begleiten, sind neben Meetings und Workshops auch Nachbesprechungen, Reflexionsrunden oder Retros Teil der Journey und werden kontinuierlich in den Alltag integriert. So sorgen sie dafür, dass Veränderungen nicht einfach im SharePoint verstauben, sondern aktiv gelebt und dadurch gefestigt werden, um wirkliche Veränderung zu verankern.
Letztendlich ergeben sich aus facilitativer Haltung, möglicherweise unter Begleitung einer Facilitator*in Wirkungsketten. Durch sichere Räume, Offenheit und eine partizipative Atmosphäre entsteht Vertrauen, das die Basis für Beteiligung schafft, da die Teilgebenden sich sicher und gesehen fühlen. Beteiligung aller Crewmitglieder*innen wiederum führt zu Reflexion über die bestehende Kultur und neue Ideen, die in Handlungen umgesetzt werden. Handlung ist schlussendlich die Basis für eine neue Kultur für Meetings und Zusammenarbeit, die sich aus gelebten Veränderungen heraus entwickelt.
Der Weg von der Intervention zur Kulturbewegung: In 5 Schritten mit facilitativer Haltung die Unternehmenskultur verändern
Eine facilitative Haltung kann Crews auf der Reise zu einer Zusammenarbeitskultur unterstützen, die zu ihren Zielen passt. Aber wie kann dieser Weg konkret aussehen und in Meetings umgesetzt werden? Wir haben 5 Punkte zusammengefasst, die Unternehmen sich aus der Facilitation abschauen können, damit ihre Meetings wirkungsvoll werden.
- Meeting oder E-Mail? Vor jedem Meeting gilt es, eine Frage zu beantworten: „Was soll dieses Meeting bezwecken? Ist es wirklich nötig?“ Noch immer finden zu viele Meetings aus einem einzigen Grund statt: Sie stehen im Kalender. Bevor ein Meeting eingestellt wird, darf stattdessen immer hinterfragt werden, ob das Anliegen möglicherweise auch per E-Mail geklärt werden kann. Außerdem sind die Teilnehmer*innen wichtig: Für wen ist das Meeting relevant und für wen reicht es aus, die Ergebnisse zu erhalten? Dieser Schritt ist analog zur Auftragsklärung in der Facilitation – jede facilitative Begleitung hat ein klares Ziel und findet mit einer fest definierten Crew statt.
- Planung & Vorbereitung Im nächsten Schritt kann die Vorbereitung des Meetings beginnen. Es darf ähnlich wie in der Workshop-Vorbereitung einer Facilitator*in eine Leitfrage oder der Zweck definiert werden, das Ziel des Meetigs und eine klare Struktur. Die wichtigen Fragen lauten hier: “Auf welches Problem oder auf welche Situation ist dieses Meeting die Antwort oder Lösung? Welche Ergebnisse soll es am Ende geben?” Gibt es auf diese Fragen keine Antwort, wird das Meeting mit hoher Wahrscheinlichkeit inneffizient und ineffektiv. Sowohl die Frage als auch die Struktur und erwarteten Ergebnisse dürfen schon in der Meeting-Einladung kommuniziert werden. So können alle Teilgebenden sich vorbereiten und bewerten, ob sie die richtige Ansprechperson für das Meeting sind.
- Durchführung & Nachbereitung Jetzt kann das Meeting beginnen. Schon zum Einstieg lohnt sich ein kurzer Check-In, der klärt, warum das Meeting stattfindet, welche Pläne es dafür gibt und was am Ende das Ergebnis sein soll. Mit klaren Strukturen arbeiten auch Facilitatorinnen in ihren Workshops, um direkt zu Beginn zu definieren, was die Crew erwarten kann und mit welchem Ergebnis sie am Ende aus dem Workshop herausgeht. Im Meeting setzt das einen klaren Fokus und gibt gleichzeitig der Person (oder der KI), die das Protokoll erstellt, eine Struktur und Informationen, worauf sie achten darf. Wichtig ist aber auch: Sowohl derdie Organisator*in als auch alle Teilgebenden haben eine Eigenverantwortung und leisten einen eigenen Beitrag zum Erfolg des Meetings.
- Action Items nachhalten Das abschließende Protokoll kann genutzt werden, um die Ergebnisse und den Fortschritt nachzuhalten. Wichtig ist, dass es klare Verantwortlichkeiten für die einzelnen Action Items gibt und einen Termin, zu dem die Aufgaben erledigt sein sollen. Hier kann auch erneut eine Bewertung erfolgen: Benötigt es für neue Entscheidungen ein Folgemeeting oder können die Ergebnisse per E-Mail kommuniziert werden?
- Einbettung Um Veränderung in der Crew zu verankern, darf sich die Haltung gegenüber Meetings verändern. Ziel ist es, dass Mitarbeitende die Meetingkultur hinterfragen und Meetings nur dann einsetzen, wenn sie einen Mehrwert bringen. Die gesamte Crew darf sich mit der Frage auseinandersetzen, ob ein Meeting notwendig ist oder ob ein anderes Format wie eine E-Mail oder einer Veröffentlichung in einem anderen Kommunikationskanal der passende Weg ist und welches konkrete Ziel das Meeting hat, welche Ergebnisse am Ende stehen dürfen. Diese Haltung verändert die Unternehmenskultur nachhaltig hin zu mehr Achtsamkeit im Umgang mit der eigenen Zeit und der der gesamten Crew. Meetings verwandeln sich von Pflichtterminen zu produktiven Räumen.
Einblicke in die Praxis: Kulturverändernde Begleitung in der Praxis
Während der Veränderungsreise mit einem Fokus auf Teamentwicklung durfte eine Crew durch Franziskas facilitative Begleitung auch einen Blick auf ihre bestehenden Prozesse und die Meetingkultur werfen. Schnell wurde klar: Meetings sind oft unproduktiv, es fehlt an klaren Ergebnissen und den richtigen Teilgebenden.
Methodisch kam an dieser Stelle Playmobil® Pro zum Einsatz. Die Crew durfte ihren Alltag und insbesondere die Meetingkultur visuell darstellen und erspielen. Es zeigte sich schnell, dass viele Crewmitglieder*innen große Teile ihrer Woche in Abstimmungsmeetings verbrachten und somit wenig Raum für gestalterische Arbeit blieb. Im Anschluss durften Ideen gesammelt und alternative Szenarien erspielt werden, in denen Meetings wertvoll in den Alltag integriert sind.
Am Ende dieser Runde stand die Freiheit, Meetings zu hinterfragen, und die Möglichkeit, am Meeting teilzunehmen oder lediglich die Ergebnisse zu erhalten. So wurde einerseits ein produktiverer Raum in Meetings mit Teilgebenden geschaffen, die etwas beizutragen hatten und andererseits mehr Zeit für gestalterische Arbeit, die nicht laufend durch Meetings unterbrochen wird.
Du hast die Tipps und Schritte für facilitative Haltung in Meetings getestet, wünschst dir jedoch professionelle Begleitung in stürmischen Gewässern, um eine wirkungsvolle Meetingkultur aufzubauen? Dann kann dich eine externe Facilitator*in an Bord unterstützen. Lass uns schnacken!
Fazit: Wertschätzung und ein partizipatives Miteinander als Grundlage für Veränderung in der Zusammenarbeitskultur
Bei einem Kulturwandel handelt es sich nicht um einen einmaligen Kurs, den eine Crew einschlagen kann. Vielmehr geht es um eine fortlaufende Reise durch unbekannte Gewässer, die mal ruhig und mal stürmisch sein kann. Eine facilitative Haltung dient dabei einerseits als wichtiger Kompass, andererseits fördert sie aber auch das Miteinander an Bord. Wenn alle Stimmen in Meetings gehört, Ideen gemeinsam entwickelt und die Verantwortung geteilt werden, kann ein echter Kurswechsel entstehen.
Wertschätzung und Partizipation sind dabei zwei der wichtigsten Bestandteile: Sie machen aus Meetings, die einfach im Kalender stehen, produktive Räume, in denen wertvolle Ergebnisse erarbeitet werden. Zusätzlich kann eine facilitative Begleitung durch Workshops und eine zusammenhängende Betreuung dabei helfen, dass die Crew gemeinsam Kurs setzt und einen Weg hin zur neuen Unternehmenskultur findet.
