Ob als angehende Facilitator*in, als Führungskraft oder Teammitglied: Möchtest Du einen Workshop durchführen, beginnst Du immer mit einer umfassenden Vorbereitung. Denn Workshops sind nicht einfach eine methodische Spielwiese. Sie stellen bewusst gestaltete Erfahrungsräume dar, in denen Crews sich und ihre Werte und Ziele verstehen und weiterentwickeln können. Gute Workshop-Planung beginnt dabei schon bei der Haltung: Was soll der Raum der Crew ermöglichen? Welche Ziele möchten wir erreichen? In diesem Artikel erfährst Du basierend auf unserer Erfahrung, wie Du Workshops in 9 Schritten strukturiert und wirksam planst und wie du die Workshop Canvas dafür einsetzen kannst.
Wieso deine Workshop-Planung ohne saubere Auftragsklärung zum Scheitern verurteilt ist
Einen Workshop vorzubereiten kann eigentlich nicht so schwierig sein – Du suchst die passenden Methoden heraus, wählst einen Termin und schon kann es losgehen, oder? Nicht ganz. Workshops erfordern eine durchdachte Auftragsklärung und Vorbereitung, damit die Crew ihren Zielhafen auch wirklich erreichen kann. Denn schlechte Workshops erkennt man daran, dass Methoden nur ohne klaren Zweck und ohne erkennbaren Mehrwert aneinandergereiht werden. Weder die Dynamik noch die individuellen Bedürfnisse oder die Gruppe als Ganzes finden wirklich Beachtung.Mit umfassender Vorbereitung schaffst du also gleich aus mehreren Gründen die Grundlage für erfolgreiche Workshops.
- Positive Gruppendynamik: Ein fundiertes Problemverständnis schafft einen offenen Raum und eine positive, produktive Arbeitsatmosphäre, sodass eine gute Gruppendynamik entstehen kann.
- Motivation der Teilgebenden: Eine gute Workshop-Vorbereitung sorgt dafür, dass alle Teilgebenden sich aktiv einbringen und die Ergebnisse ihrer Arbeit sehen können. Das steigert die Motivation.
- Klare Ergebnisse: Gibt es schon in der Vorbereitung klare Ziele und eine Roadmap, an der ihr euch orientieren könnt, schafft das die Grundlage für wirkungsvolle Ergebnisse.
- Mehr Effizienz: Planst Du deinen Workshop mit klaren Strukturen und Zwischenzielen, hilft Dir das dabei, die Zeit optimal zu nutzen, sodass jedes Thema behandelt werden kann.
- Kompass zum Erfolg: Je besser die Inhalte und Methoden zur Crew und zum Zielhafen passen, desto besser sind eure Aussichten auf einen erfolgreichen Abschluss.
- Probleme vermeiden: Mit durchdachter Planung erkennst Du mögliche Hürden im Workshop wie etwa fehlende Materialien oder zu hoch gesteckte Ziele schon im Voraus und kannst sie vermeiden.
Vorbereitung im Fokus: die 9 Schritte wirksamer Workshop-Planung
Wie kannst Du jetzt bei der Vorbereitung deines Workshops konkret vorgehen? Grundsätzlich ist natürlich jeder Workshop individuell. Dennoch gibt es einige Schritte, die wirksames Workshop Design unterstützen und die Magie von Workshops entfachen.
1. Verstehe die Bedürfnisse hinter der Anfrage
Befindet sich eine Crew in stürmischen Gewässern, entsteht der Wunsch nach Veränderung, der sich oft in der Aussage „Wir brauchen einen Workshop“ äußert. Deine Aufgabe als Facilitator*in liegt dabei zunächst darin, das tiefere Anliegen hinter dieser Aussage zu verstehen. Frage Dich zum Beispiel, welches Problem das Team mit diesem Workshop möglicherweise unbewusst lösen möchte. Was möchte es damit erreichen? Statt das erste Briefing ohne weitere Klärung zu übernehmen, darfst Du tiefer in das Thema einsteigen und mit aktivem Zuhören, Empathie und Recherche herausfinden, was die Crew wirklich braucht.
2. Formuliere Zielhafen und Kernfrage
Hast Du die wichtigen Einblicke in die Ausgangslage der Crew erhalten, kannst Du im nächsten Schritt die zentrale Fragestellung und den Zielhafen definieren. Was soll nach dem Workshop anders sein? Welches Ziel soll erreicht werden und vor allem: Auf welche(s) Frage/Problem ist dieser Workshop die Antwort/Lösung? Anhand dieser Leitfragen kannst Du die Kernfrage des Workshops erarbeiten und als Zielhafen anvisieren. Dabei handelt es sich um das gewünschte Ziel formuliert als Frage. Beispielsweise lautet das Ziel “Visionsbild unserer Teamidentität”, die Kernfrage daraufhin “Welches Zukunftsbild unserer Teamidentität und Zusammenarbeit bietet uns die nötige Orientierung?” An diesem Zielhafen richtest Du alle weiteren Entscheidungen in der Vorbereitung deines Workshops aus. Abhängig von der Kernfrage kannst Du wiederum Teilziele und weiterführende Fragen ableiten, die als Bojen auf eurer Reise dienen.
Schon das Problemverständnis, Kernfrage und Zielhafen entscheiden über den Erfolg eines Workshops. Viele Workshops scheitern bereits daran, dass zu wenig Zeit in eben diese Fragen fließt und die Crew schlussendlich am Ziel vorbeisegelt. Vor allem das Problemverständnis ist deutlich wichtiger als die später gewählten Methoden. Kannst Du den Zweck des Workshops und die Crew nicht richtig einschätzen, wird die Dynamik schnell zum Problem und ihr erreicht den Zielhafen nicht.
3. Kenne das soziale System der Crew
Sind Bedürfnisse, Zielhafen und Kernfrage klar definiert, darfst Du tiefer in die Dynamik der Crew eintauchen, mit der der Workshop stattfindet. Deine Aufgabe ist es, die Crew so gut wie möglich kennenzulernen und einzuschätzen: Welche Rollen und Erfahrungen bringen die Teilgebenden mit? Gibt es Konflikte, die Dich erwarten? Welche Dynamiken bestehen in der Crew und welche Erwartungen stellt sie an Dich? Je besser dein Verständnis für die Dynamik in der Crew bereits in der Vorbereitung ist, desto geschlossener segelt ihr im Workshop zum Zielhafen. Dein übergeordnetes Ziel in Auftragsklärung und Vorbereitung ist es, die Dynamik von Workshop und Crew so positiv wie möglich zu gestalten.
4. Berücksichtige die Rahmenbedingungen
Rein organisatorisch nehmen auch die Rahmenbedingungen rund um einen Workshop eine Rolle in Vorbereitung und Planung ein. Sowohl Zeit als auch Budget und Format sind hier relevant:
- Wie viel Zeit hast Du für den Workshop? Hast du nur wenige Stunden, kannst du weniger Lösungsansätze gestalten als bei einem zweitägigen Workshop.
- Was ist finanziell realistisch? Auch das Budget spielt immer eine Rolle, wenn es um das Workshop Design geht. Je mehr Zeit Du beispielsweise brauchst, desto höher sind auch die Kosten.
- In welchem Format und in welchen Räumlichkeiten findet der Workshop statt? Was steht Dir dort technisch zur Verfügung?
5. Gestalte ein Konzept & eine erste Roadmap
Nachdem Du Informationen eingeholt und ein Verständnis für Ziele und Bedürfnisse aufgebaut hast, darfst Du jetzt das Konzept für deinen Workshop gestalten. Wichtig ist dabei: Denke vor allem in Phasen, statt in Uhrzeiten, beispielsweise angelehnt an Sam Kaner’s Diamond of Participation:
- In den Phasen Eröffnen und Einbringen wird die Intention des Workshops gesetzt und Ideen und Gedanken werden gesammelt.
- In der Phase Erforschen werden verschiedene Ideen erforscht und diskutiert, in Kaners Modell wird diese Phase als Emergenz bezeichnet – hier kommt es durch das Aufeinandertreffen verschiedener Ansichten und Ideen häufig zu Konflikten, sodass die sogenannte Groan Zone entsteht.
- In der Phase Erarbeiten trifft die Crew Entscheidungen und erarbeitet Ergebnisse.
- In der Phase Einsetzen geht es um Reflexion und die Integration der Ergebnisse in den Alltag.
Plane auch Übergänge und emotionale Kurven wie die Groan Zone mit ein, in der Konflikte aufbrodeln und für Frust sorgen können. Sie entsteht oft in der Phase des Erforschens, da hier verschiedene Ansichten, Perspektiven und Verhaltensweisen aufeinandertreffen und das Konfliktpotenzial erhöhen. In dieser Phase entsteht jedoch oft auch der Durchbruch. Als Facilitator*in kannst du sie nutzen, um die Dynamik der Crew hin zur kreativen Lösungsfindung zu steuern – weg von den individuellen Sichtweisen und hin zur Annahme eines gemeinsamen Bildes.
6. Wähle passende Methoden & Tools
Anhand deines Konzepts darfst du die Methoden und Werkzeuge für deinen Workshop definieren. Wichtig ist dabei nicht, dass du besonders gehypte Methoden nutzt, sondern vor allem solche, die zur Kernfrage und zur Crew passen. Denn nur, weil eine Methode gerade gehypt ist oder ein*e Kund*in sie anwenden möchte, ist sie noch lange nicht die richtige für deinen Workshop und vor allem die Crew. Außerdem sorgt eine Kombination aus aktivierenden Methoden wie Lego®Serious Play® mit strukturgebenden Methoden wie 1-2-4-All dafür, dass Abwechslung im Workshop entsteht und die Motivation der Teilgebenden gefördert wird. Berücksichtige dabei auch die Gruppenaufteilung: Wann ist es etwa sinnvoll, in Kleingruppen zu arbeiten und wann in Einzelarbeit? Beginnst Du mit der konkreten Zeitplanung, bedenke dabei immer, dass Veränderung Zeit braucht und definiere, wie lange die einzelnen Phasen und Aktivitäten benötigen dürfen.
7. Plane Material, Raum & Logistik
Entsprechend der gewählten Methoden kennst Du bereits die nötigen Materialien, etwa Klebezettel, Flipcharts, Marker oder Lego® Bausteine. Erstelle am besten eine Liste mit allem, was Du mitnehmen möchtest und lege ausreichend Materialien bereit. Beziehe außerdem den Raum in deine Planung mit ein – er ist Co-Facilitator*in. Sowohl Licht und Akustik als auch Verpflegung und Bewegungsfreiheit nehmen Einfluss auf das Denken und Miteinander, aber auch gestalterische Werkzeuge wie Facilitape®, das deinen Workshop zum echten Kunstwerk macht und gleichzeitig für Struktur und Aktivierung sorgt.
8. Sichere Ergebnisse & Dokumentation
Dein Workshop Design ist in den finalen Zügen. Vorbereiten darfst Du allerdings neben dem Workshop selbst auch die Ergebnisdokumentation. Welche Art von Dokumentation soll entstehen, etwa Fotos, Videos oder PDF-Dateien? Wer arbeitet anschließend mit den Ergebnissen weiter und welche Bedürfnisse hat diese Person? Wichtig ist, dass die Doku nicht im Ordner versinkt, sondern die Crew aktiv damit weiterarbeiten kann.
9. Gestalte das Follow-Up
Workshops enden nicht mit dem letzten Impuls. Vielmehr dürfen sie mindestens in der Crew weiter relevant bleiben, indem das Erarbeitete in die Realität umgesetzt wird. Oft gibt es aber auch den Wunsch nach Folgeworkshops und weiterer facilitativer Begleitung. Plane spätestens für das Abschlussgespräch Themen wie Übergänge in die Umsetzung, Feedback und mögliche Nachjustierung oder Folgeworkshops ein, damit die Crew nach dem Workshop optimal auf ihren weiteren Weg vorbereitet ist.
Fazit: Mit durchdachter Workshop-Planung und der Crew im Blick erfolgreich zum Zielhafen segeln
Workshops sind kraftvolle Instrumente der Zusammenarbeit. Aber nur mit durchdachter Vorbereitung und einem tiefen Problemverständnis können sie ihre volle Wirkung entfalten. Die 9 Schritte zeigen Dir den Weg von der ersten Anfrage bis zum nachhaltigen Follow-Up. Ob Du die Workshop Canvas nutzt oder eigene Strukturen entwickelst: Wichtig ist, dass Du systematisch vorgehst und dabei immer die Bedürfnisse deiner Crew und die Problemstellung im Blick behältst. So schaffst Du Räume, in denen echte Veränderung entstehen kann und ihr gemeinsam nachhaltige Ergebnisse erreicht.
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