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Facilitation mit der Gestaltung und Durchführung von Workshops wirkt auf viele Menschen wie ein abstraktes Konzept. Wie sollen einige wenige Workshops etwas Bedeutendes im Unternehmen bewirken können? Besonders, wenn spielerische Ansätze wie Lego® Serious Play® oder Playmobil® Pro zum Einsatz kommen? Kann Veränderung nicht eher durch harte Arbeit erreicht werden? Zunächst einmal: Harte Arbeit schließt Spaß nicht aus. Das erleben wir auch beim Segeln: Die Arbeit an Deck erfordert körperlichen Einsatz, doch ist es nicht trotzdem angenehm, den Wind auf der Haut zu spüren und die Freiheit des Meeres zu erleben? Ähnlich verhält es sich auch bei Veränderungsprozessen. Sie sind wie eine lange Reise mit verschiedenen Etappen, um gemeinsam den Zielhafen zu erreichen. Wir als Facilitator*innen verstehen uns als Begleiter*innen, die dabei helfen, Teams sicher zum gewünschten Zielhafen zu navigieren. In diesem Zusammenhang erklären wir anhand eines aktuellen Projekts in einem Hamburger Unternehmen, wie das funktioniert.
Der Wunsch nach Veränderung: Auslöser und Ziele des Hamburger Projekts
Der Bereich People, Culture & Places des Hamburger Unternehmens Star Finanz GmbH verfolgt einen Wunsch nach Veränderung: mehr Flexibilität, Agilität und mehr Vernetzung innerhalb der Organisation. Als etablierter IT-Dienstleister der Sparkassen-Finanzgruppe hat die Star Finanz beispielsweise mit dem Sparkassen Innovation Hub eine Plattform für FinTechs entwickelt und positioniert sich damit als Treiber innovativer Entwicklungen.
Intern hat der Bereich People, Culture & Places (ehemals Personal & Facility Management) die Verantwortung für eine kreative, nachhaltige und innovative Zukunft der gesamten Organisation im Sinne des Unternehmensinteresse übernommen – mit besonderem Fokus auf alle Mitarbeitenden und zukünftigen Talente. Die bisherige Stab- und Linienorganisation fühlte sich jedoch starr und unflexibel an. Ein erster Workshop in Hamburg im Januar 2023 verankerte den Wunsch nach einer Reorganisation des Bereichs. Die 15-köpfige Crew möchte sich hin zu einer Netzwerkorganisation transformieren. Um diesen Zielhafen zu erreichen, sollten die Themenbereiche und Aufgaben, die verschiedenen Rollen und Prozesse mittels verschiedenster Manöver neu gedacht werden.
Umsetzung mit flexibler Workshop Facilitation aus Hamburg: Die Segelroute
Bis heute besteht die gemeinsame Route aus 4 individuellen Workshops, die nachhaltige Transformation anstoßen und festigen sollen. Wie die bisherigen Manöver aussahen, welche Zielhäfen es gab und wie wir sie gemeinsam mit der Crew ansteuern konnten, möchten wir Dir hier zeigen.
Manöver 1: Kick-Off Workshop
Leinen los – unser erstes Manöver mit der Star Finanz Crew fand im Januar 2023 in Hamburg statt. Hier sollte es erst einmal darum gehen, den gemeinsamen Zielhafen zu definieren und gemeinsam die Wünsche an ein neues Organisationsmodell zu erarbeiten. Designt und durchgeführt wurde der Workshop von Franziska, die das Team während des gesamten Transformationsprozesses begleitet.
Ziele
Die Ziele unseres ersten Manövers betrafen vor allem das Klären der individuellen und kollektiven Wünsche an das zukünftige Organisationsmodell. Einblicke in Crew und Bereich sollten die Identität stärken und den Dialog darüber öffnen, wie die Crew zukünftig erfolgreich neue Gewässer ansteuert.
Methoden
Methodisch ging es in diesem Workshop vor allem um die visuelle Darstellung abstrakter Szenarien und Zustände. Zum Einsatz kam deshalb Lego® Serious Play®. Diese Methode ermöglicht die spielerische Auseinandersetzung mit abstrakten Visionen, die Darstellung persönlicher Wünsche und Vorstellungen. Im Workshop sah das konkret so aus:
- Einführung: Zuerst gab es eine kurze Einführung in die Arbeit mit Lego® Serious Play®. Zum Ausprobieren bauten alle Teilgeberinnen ein Modell passend zu einer simplen Frage: „Was treibt Dich an, Teil dieser Crew zu sein?“ Durch das Teilen der Geschichte hinter dem Modell konnten die Crewmitgliederinnen ihr Verständnis für die individuellen Antreiber und Motivationen der Kolleg*innen tiefer verstehen.
- Individueller Starthafen: Im Anschluss durften alle Crewmitgliederinnen ihre individuelle Wahrnehmung der heutigen Zusammenarbeit und Organisation im Team als Modell darstellen – den Ist-Zustand. Jeder fühlt sich gesehen, das Verständnis über die aktuelle Wahrnehmung wurde gefestigt und Inspirationen für Optimierungspotenziale verankert.
- Individueller Zielhafen: Um das Idealbild jedes Crewmitglieds zu verstehen, durfte auch hierzu ein Modell mit kurzer Geschichte erarbeitet werden: Wie sieht die Zusammenarbeit in eurer Crew in Zukunft aus?
- Gemeinsamer Zielhafen: Alle individuellen Modelle durften jetzt zu einem kollektiven Modell zusammengebaut werden. Durch die Annäherung über die individuellen Sichtweisen und die Einbindung von Aspekten jedes Mitglieds im gemeinsamen Modell entstand in diesem Schritt ein kollektives Verständnis und ein gemeinsames Zukunftsbild, das jede*n repräsentiert, alle abholt und alle mittragen.
- Name It: Auf der Basis des Modells durfte die Crew einen neuen Namen wählen, der den Kern der neuen Struktur widerspiegelt. Das Ergebnis? Schau es Dir selbst an:
Ergebnisse
Die Crew hat erfolgreich ein gemeinsames Zukunftsbild erarbeitet, mit dem sie einen klaren Zielhafen vor Augen hat und strategische Maßnahmen ableiten kann, um dieses Ziel zu erreichen. Zudem haben die Teilgeber*innen einen Fahrplan für die nächsten Wochen vereinbart und einen neuen Namen gewählt, der direkt die Veränderung verankert:
People, Culture & Places strebt die Zusammenarbeit als Netzwerkorganisation an, in der alle Crewmitgliederinnen in neugeformten Themen- und Aufgabenbereichen ihre Fähigkeiten sinnvoll einsetzen. Alle Crewmitgliederinnen sind gleichwertig, begegnen sich auf Augenhöhe und übernehmen eigenständig Verantwortung für ihre Ziele und Aspekte unter Berücksichtigung einer gesunden Arbeitsgeschwindigkeit. Freude am Miteinander sowie Leichtigkeit im Team wird gefördert durch kontinuierlichen Austausch, der vermehrt vor Ort stattfindet.
Wie das ganze im Modell aussieht, kannst Du Dir hier anschauen:
Ausblick - Gemeinsame Route
Entstanden ist in diesem Workshop ein gemeinsamer Leuchtturm: Die Crew hat sich aktiv für die Transformation zur Netzwerkorganisatioin entschieden, ihr Mehrwert hat sich verankert und die Grundlage für weitere Manöver geschaffen. Doch es haben sich auch viele Fragen ergeben, welche als weitere Manöver für die strategische Transformation festgehalten wurden. Der Fokus im Folgeworkshop liegt daher zunächst auf der Definition der neuen Themenbereiche und Netzwerk-Rollen.
Das gemeinsame Zielverständnis ist motivierend! Als Netzwerkorganisation zu arbeiten, wird uns noch näher zusammenbringen und unsere individuellen Stärken und Kompetenzen in den Fokus rücken. Es ist aber auch noch ein ganzes Stück Arbeit bis dahin.
Crewstimme
Manöver 2: Themenbereiche & Rollen Workshop
Zurück an Deck – im nächsten Workshop durfte die Crew ihre neuen Themenbereiche und Rollen erarbeiten. Auch hier geht es im Grundsatz wieder darum, die Identität des Teams zu stärken und den Dialog darüber zu öffnen, wie zukünftig erfolgreich neue Gewässer angesteuert werden.
Ziele
Während im ersten Workshop vor allem das gemeinsame Zukunftsbild in Hinblick auf die gesamte Organisationsstruktur im Mittelpunkt stand, ging es im zweiten Workshop tiefer in die Aufgaben des Arbeitsalltages und die Rollen, die im Team benötigt werden. Die Teilgebenden durften bestehende Aufgaben sammeln und neu strukturieren, um im Anschluss die benötigten Rollen zu definieren. Wichtig war dabei: Der Fokus lag klar auf Rollen, nicht auf Titeln.
Während feste Positionen im Zuge eines Jobs das Unternehmen oft starr machen, sorgen Rollen für mehr Flexibilität. Jedes Crewmitglied kann verschiedene Rollen einnehmen, aber nur eine Stelle mit festgelegtem Profil besetzen. So nimmt eine Facilitatorin beispielsweise die Rolle der Prozessbegleiterin, Coachin oder Eventmanager*in ein, um Räume für die Transformation zu öffnen, Methodenkompetenz zu vermitteln, aber auch den Workshop überhaupt zu organisieren und zu gestalten.
Methoden & Ergebnisse
Methodisch ging es in diesem 2-tägigen Workshop etwas traditioneller zu. Post-its®, Karten, Brown Paper und Flipcharts kamen zum Einsatz, um Ideen, Aufgaben und Rollen zu sammeln und sie im Anschluss flexibel sortieren und zuordnen zu können. Dieser Ansatz aus der Facilitation legt den Fokus vor allem auf Flexibilität und Bewegungsfreiheit: Ergebnisse können jederzeit ausgetauscht und bewegt werden.
- Clustering der Aufgaben in Gruppen: Die Crew nahm in den drei Gruppen Personal, Facility und Kultur ein letztes Mal ihre alte Perspektive ein, um für den jeweiligen Bereich die bisherigen Aufgaben und Verantwortungsbereiche auf Post-its® zu sammeln. Individuelle Eindrücke und Inputs durften zunächst gesammelt und im Anschluss in ein gemeinsames Bild zusammengefügt werden. Dazu wurden alle Aufgaben in Themengebiete eingeteilt, mit passenden Titeln versehen und im Anschluss der restlichen Crew präsentiert. Das gab Klarheit, Verständnis und Staunen über die Summe an Tätigkeiten innerhalb des Bereichs.
- Gemeinsames Bild: Aus den einzelnen Bildern der drei Gruppen durfte nun ein gemeinsames Bild der gesamten Crew entstehen. Dabei unterstützten mehrere Fragen:
- In welchen Bereichen gibt es Überschneidungen und Unterschiede?
- Welche Aufgaben können zusammengefasst werden?
- Welche Kategorisierung ist sinnvoll?
- Gibt es sinnvolle Unterthemen?
Entstanden sind am Ende ein kollektives Verständnis und ein neugestaltetes Bild aller Aufgaben und Tätigkeiten, das die neuen Themenbereiche formt.
- Beschreibung der Cluster: Den neuen Clustern wurden individuell ihre Unterthemen und Aufgaben zugeordnet. Um ein besseres Verständnis für den Purpose jedes einzelnen Clusters zu schaffen, wurden Beschreibungen für die einzelnen Cluster und die zugrundeliegenden Themenbereiche formuliert. Das gibt Orientierung für die Neuausrichtung:
- Ausgestaltung der Rollen: Damit alle Aufgaben in den unterschiedlichen Clustern abgedeckt werden können, benötigt es dazu passende Rollen. Diese durften die Teilgeber*innen jetzt definieren. Im Anschluss wurden die Rollen den entsprechenden Clustern zugeordnet – dabei konnte eine Rolle natürlich auch in mehreren Clustern platziert werden. Dürfen wir vorstellen?
- Einkäufer*in
- Strateg*in
- People Coach*in
- Spezialist*in
- Wissenvermittler*in
- Kommunikator*in
- Budgetverwalter*in
- Moderatorin/Facilitatorin
- Event Manger*in
- Kulturbotschafter*in innerhalb der Crew
Ausblick – Struktur und Rollen festigen & matchen
Der zweite Workshop mit der Star Finanz Crew in Hamburg war vor allem eines: bunt. Zahlreiche Post-its®, Papiere an der Wand und Flipcharts sorgten zwar zunächst für Chaos, halfen aber durch ihre Flexibilität bei der Strukturierung. Die Post-its® wurden vom einen zum nächsten Cluster bewegt oder ausgetauscht. Es entstand ein kollektives Themen- und Rollenverständnis des gesamten Bereichs People, Culture & Places. Doch einige Fragen blieben noch offen:
- Wie steht es um das Führungsverständnis und die Führungsrollen?
- Welche Rollen benötigt es konkret in welchem Bereich und welche ist obsolet?
Diese Fragen galt es, bis zum nächsten Workshop zu beantworten.
Ich war überrascht, wie groß der Unterschied zwischen Titeln und Rollen sein kann. Der Workshop heute hat viel Klarheit gegeben, was die Themen und Rollen in unserer Crew betrifft, muss aber auch erstmal sacken. Ich bin froh, dass wir Zeit haben, das Erarbeitete noch zu hinterfragen und zu optimieren.
Crewstimme
Zwischenmanöver - Verankern und Testen
Im zweiten Manöver sind verschiedene Rollen und Themengebiete entstanden, die zwar im Grundverständnis verankert, aber noch nicht ausreichend trennscharf definiert werden konnten. Zwischen diesem und dem folgenden Manöver hatte die Crew die Aufgabe, die erarbeiteten Rollen im Alltag zu testen, sie kritisch zu hinterfragen und vor allem die erstellten Themenbereiche detaillierter zu erklären. Das resultierte auch in Fragen wie “Und wie bezeichne ich meinen Job jetzt gegenüber Freunden oder bei LinkedIn?”
Im gemeinsamen Remote Check-In nach vier Wochen wurde schnell deutlich: Die Zeit zwischen den einzelnen Manövern war nicht nur hilfreich, sondern auch nötig, um eine Veränderung in der Haltung und im Mindset in Bezug auf die neuen Rollen anzustoßen. Die Rollen durften mit der Zeit wachsen und wurden auf eine kleinere Zahl eingekürzt. Zudem fanden Gespräche über das gemeinsame Führungsverständnis statt, das eine wichtige Basis für den Folgeworkshop bildet. Außerdem gab es kleine Vorbereitungsaufgabe auf den kommenden Workshop: Alle Teilgeber*innen durften einen Clifton-Strength-Test durchführen, um ihre Stärken und Kompetenzen kennenzulernen und ein individuelles Kompetenzprofil zu erstellen.
Das Zwischenmanöver hat gezeigt: Veränderung braucht Zeit. Die Crew durfte lernen, dass Ergebnisse nach einem kognitiv fokussierten Workshop erst einmal Zeit benötigen, um sich zu setzen. Diese Zeit hilft jedoch dabei, die Ergebnisse zu verankern und auch in der Haltung wirkliche Veränderung anzustoßen.
Manöver 3: Matching & Positionierung Workshop
Klare Sicht – der letzte Workshop und das Zwischenmanöver haben viele Fragen beantwortet, Themenbereiche und Rollen definiert, aber auch neue Fragen aufgeworfen. Im dritten Workshop ging es vor allem darum, Klarheit zu schaffen, den Nebel zu lichten und die Rollen an Deck zuzuordnen.
Um allen Teilgebenden gerecht zu werden, holte Franziska sich Unterstützung von Sonja Sinz, Facilitatorin, Energie- und Inspirationsquelle mit Leidenschaft fürs „einfach mal machen“. Gemeinsam unterstützten beide die Crew in Hamburg auf dem Weg zu ihrem nächsten Knotenpunkt: dem Matching der Rollen und der individuellen Positionierung in den Clustern.
Ziele
Dieser Workshop hatte das Ziel, Ordnung an Deck zu schaffen. Die Selbst- und Fremdwahrnehmung der Kompetenzen wurde geteilt, um die ideale Verteilung der Rollenbilder entsprechend der Themenbereiche zu definieren. Die zentrale Frage dabei: Wer nimmt welche Rolle wo ein?
Methoden
Die Teilgeber*innen durften sich in diesem Workshop kreativ ausleben. Zum Einsatz kam neben bereits als Hausaufgabe ausgefüllten Kompetenzprofilen, den Themenclustern, Rollen und einer Gut und Gerne Matrix vor allem Playmobil®.
Playmobil® Pro ist ein beliebtes Werkzeug für Facilitatorinnen, mit dem Rollen, Beziehungen und Szenarien spielerisch visualisiert werden können. Zum Ende des 2-tägigen Workshops hatten alle Teilgeberinnen einen eigenen Playmobil® Charakter gestaltet, der die individuellen Rollen und Positionen im Team widerspiegelt. Nach einer Recap-Phase, in der die Themenbereiche und Rollen noch einmal festgezurrt werden durften, standen die Crewmitglieder*innen im Mittelpunkt.
- Rollen deines Lebens: Jeder Teilgeberin gab zum Einstieg einen Einblick in die Rollen des eigenen Lebens. Die Leitfrage: Welche Rollen hast Du in deinem Alltag inne? Dabei konnte es sich um formelle Rollen wie Ehepartnerin, Schwester oder Sohn, aber auch um informelle Rollen wie Witzbold oder Head of Gartenpflege handeln. Aus diesen Rollen durfte Jeder Stärken erarbeiten und favorisierte Rollen, sowie Stärken im Tandem vorstellen. Dadurch entstand einerseits eine entspannte Heranführung an das Thema Rollen, aber auch ein Bewusstsein, dass wir in unserem Alltag immer wieder zwischen verschiedenen Rollenhüten wechseln. Die Teilgeberinnen erlebten viele AHA-Momente – sowohl über ihre eigenen Rollen als auch über die ihrer Kolleginnen.
- Das bin ich: Jetzt wurde es visuell – alle Teilgeberinnen durften einen eigenen Playmobil® Charakter gestalten, der die individuellen Stärken darstellt, die sie in die Crew mit einbringen. Durch die Präsentation des Charakters lernten alle Crewmitgliederinnen das Selbstbild jedes Einzelnen kennen und verstehen.
- Wenn Du ein Laden wärst: Neben dem Selbstbild unterstützt auch die Fremdwahrnehmung dabei, ein Rollenprofil für die Crewmitglieder*innen zu erstellen. Dazu wurden die Beteiligten in Kleingruppen metaphorisch als Laden beschrieben:
- Wenn Du ein Laden wärst, würde ich von weitem anreisen, weil…
- Wenn Du ein Laden wärst, wären im Lager folgende Schätze verborgen…
- Wenn Du ein Laden wärst, könnte ich im Schaufenster sehen…
Dieses metaphorische, ressourcen-orientierte Feedback schafft Einblicke in die Wahrnehmung Anderer. Dabei gibt es nicht die eine Wahrheit – vielmehr geht es darum, verschiedene stärkende Perspektiven auf sich wirken zu lassen.
Walk the Talk: In losen Kleingruppen durften sich die Teilgeberinnen nun zu der Frage austauschen: Was brauche ich, um voll in meiner Power zu sein und wie sieht es aus, wenn ich meine Stärken dann auslebe? Dieser Spaziergang unterstützte dabei, dass alle Teilgeberinnen ihre persönliche Einschätzung und die ihrer Kolleg*innen reflektieren und offen kommunizieren konnten.
Gut & Gerne: Um perspektivisch die einzelnen Aufgaben, Themen und Rollen auf die gesamte Crew zu verteilen, durften alle Teilgeber*innen ihre Wunschvorstellungen visualisieren. Dazu ordneten sie zuerst die Themengebiete, danach die Rollen in eine Gut und Gerne Matrix ein:
- Würde ich gut und gerne machen
- Würde ich gut, aber nicht gerne machen
- Würde ich weder gut noch gerne machen
- Würde ich zwar gerne, aber nicht so gut machen
Durch die Gegenseitige Vorstellung und das Feedback der Gruppe konnten die Crewmitgliederinnen noch viele blinde Flecken entdecken und ihren Platz an Bord sicher verankern. Sie gingen energetisiert aus dem Tag nach Hause: Das offene Feedback der Kolleginnen und das Verständnis der eigenen Rollen und Fähigkeiten sorgte zur Abwechslung statt für leichte Überforderung vor allem für die Verankerung der Eigenwahrnehmung.
- Visualisierung & Matching: Um die Rollen zu visualisieren, durften ihnen nun alle Teilgeberinnen Hüte aufsetzen. Der Spezialist erhielt beispielsweise eine Kochmütze, der Team Coach eine blaue Cap. Im Anschluss wurden diese Hüte mit den zuvor als Hausaufgabe anonymisierten Kompetenzprofilen gematcht. Es entstand ein Gesamtbild aus möglichen Rollenverteilungen, die sich rein auf die Kompetenzen der Crewmitgliederinnen bezogen: Ganz ohne individuelle Sympathien oder klassische “Das war bisher immer so”-Aussagen. Wir durften im Grunde genommen zahlreiche Blind Dates erleben.
- Matching Reveal: Alle Teilgeberinnen stellten nun ihre Gut und Gerne Matrix vor, die Kolleginnen wiederum matchten ein bis jetzt anonymes Kompetenzprofil, das zu der Person gehören könnte. Im Anschluss wurde das Geheimnis gelüftet, welche Person sich hinter welchem Kompetenzprofil verbirgt. Es wurde offen darüber gesprochen: Was macht dieses Bild mit Dir? Wie unterscheidet es sich vom anonymen Matching? Welche Fragen kommen auf und was darf noch geändert werden?
- Aufstellung & Positionierung: Im Anschluss an das Matching wurde es spannend. Alle Teilgeberinnen durften sich mit Hilfe ihrer Playmobil® Charaktere auf die Übersicht der Cluster und Themengebiete positionieren – zuerst völlig frei. Daraus ergab sich ein vernetztes und tief gehendes Zukunftsbild, das im ersten Moment nach Konfetti verlangte. Schnell wurde jedoch klar: Viele Teilgeberinnen hatten sich zu vielseitig positioniert. Im Alltag ließe sich diese Vorstellung nicht abbilden. Es galt also, die Arbeitsfelder und Rollen herunterzubrechen, sodass sie im Alltag realistisch sind.
Ergebnisse
Die Arbeit mit Playmobil® Figuren, den eigenen Kompetenzprofilen, der Fremdwahrnehmung und der Gut und Gerne Matrix gab der Crew tiefe Einblicke in ihre gewünschten Rollen. Für jedes Crewmitglied ergab sich ein primärer Heimathafen, ein bis drei sekundäre Heimathäfen sowie ein Lerngewässer mit jeweils maximal drei zugehörigen Rollen, von Spezialistin über Team Coachin bis hin zu Moderatorin. Die freien Wünsche entsprachen dabei nicht vollständig dem finalen Bild. Die Überschneidungen zeigten jedoch, dass zukünftig eine noch stärkere Vernetzung in der Crew entstehen kann. Allerdings zeigte sich auch eine Unterdeckung in einigen Bereichen und eine Überdeckung in anderen. Um gemeinsam als Crew an einem Strang zu ziehen, dürfen hier weitere Lösungen erarbeitet werden. Zudem wurde eine Entscheidung gegen eine übergeordnete Kapitäninnen Rolle getroffen: Koordinative Tätigkeiten werden für alle transparent gemacht und mit Selbstorganisation und Eigenverantwortung verteilt.
Ausblick
Die Crew hat im dritten Workshop deutlich mehr Klarheit gewonnen und den Nebel für die weitere Route gelichtet. Neben einigen inhaltlichen Fragen, beispielsweise zur Über- oder Unterdeckung in Themenbereichen, zu konkreten Prozessen oder Entwicklungswünschen befindet sich die Crew jetzt in einer Probephase. Die neue Verteilung und Hüte dürfen getestet werden, Lücken wahrgenommen und notiert werden, sodass die Themen im Folgeworkshop aufgegriffen werden können. Zudem darf der kommende Workshop auch Einblicke in in die Praxis geben: Konkrete Prozesse sollen mit neuen Rollen erspielt und optimiert werden.
Eine weitere wichtige Erkenntnis: Nach der finalen Positionierung kam ein leises Murmeln auf, dass sich im Gegensatz zum heutigen Bild ja kaum etwas verändere. Vielmehr entstand jedoch eine komplexe Vernetzung in den neuen und bestehenden Themengebieten. Transformation bedeutet nicht immer vollständige Veränderung.
Unser dritter Workshop war eine echte Herausforderung. Franziska und Sonja haben uns gefordert, damit aber auch für Motivation und Ehrgeiz in unserer Gruppe gesorgt. Wir haben viel über uns selbst, aber auch über unser Zusammenwirken im Alltag gelernt und konnten wichtige Knoten lösen. Ich bin gespannt darauf, die neuen Rollen zu testen.
Crewstimme
Manöver 4: Prozesse & Schnittstellen Workshop
Anker lichten – Das vierte Manöver entstand wieder in gemeinsamer Arbeit von Franziska und Sonja. Nachdem im letzten Workshop die Rollen und Themengebiete mit den einzelnen Crewmitglieder*innen gematcht werden konnten, ging es in der nächsten Etappe nach kurzer Retrospektive um konkrete Interaktionen, Prozesse und Schnittstellen innerhalb der Crew.
Ziele
Dieser 2-tägige Workshop in Hamburg hatte ein zentrales Ziel: Optimierungs- und Handlungspotenzial in bestehenden Prozessen entdecken. Damit erhält die Crew klare Sicht auf ihre gemeinsame Route und schafft eine Basis für die Optimierung weiterer Prozesse in der Zukunft.
Methoden
Auch in diesem Workshop kam wieder Playmobil® Pro zum Einsatz. Statt jedoch nur Charaktere und Rollen zu visualisieren, ging es hier um die Visualisierung von Abhängigkeiten, Interaktionen und Prozessen. Die Crew durfte reelle Szenarien mit den selbst designten Figuren erspielen – dabei darf natürlich auch der Spaß nicht zu kurz kommen. Zur Visualisierung verwendet wurden zwei zentrale Prozesse der Crew: Die Rückkehr in Teilzeit nach der Elternzeit und der Recruitingprozess. Um mit dem methodischen Vorgehen warm zu werden, wurde zu Beginn ein kleinerer Prozess probegespielt, der bereits einen großen Büddel an Erkenntnissen zur Optimierung des Anfragenprozesses an den Bereich mit sich brachte. So ging es weiter:
- Ist-Zustand: Jetzt kamen die zuvor gewählten Prozesse ins Spiel. Nach der Einführung teilte sich die Crew in zwei Gruppen auf. Jede Gruppe spielte einen der Prozesse so nach, wie er heute stattfindet. Zur anschließenden Bewertung gab es mehrere Leitfragen: Wie haben die Spielerinnen als Crew zusammengearbeitet, wie erleben sie ihre Rollen und passen diese zum Zukunftsbild? Die Beobachterinnen wiederum teilten ihre Erkenntnisse: Wo gibt es Lücken und Optimierungspotenziale? Das Ergebnis: Das Bedürfnis, in die Tischkante zu beißen. Durch das Erspielen des aktuellen Prozesses zeigte sich erst einmal, an welchen Stellen doppelte Arbeit geleistet wurde und wo Verantwortlichkeiten eigentlich in ganz anderen Bereichen liegen sollten. Solche AHA-Momente sind eine wertvolle Motivation für die Erarbeitung des Zielbildes.
- Idealzustand: Gemeinsam hat die Crew jetzt das Ziel verfolgt, den Wunsch nach einem Biss in die Tischkante in Motivation und Vernetzung zu verwandeln. Die bestehenden Prozesse, Abhängigkeiten, Beziehungen und Rollen wurden erarbeitet und mögliche Optimierungen definiert. Der Idealzustand der bestehenden Prozesse stand im Fokus und wurde mit den Figuren erspielt. In einer anschließenden Reflexion mit der gesamten Crew wurden erneut Erkenntnisse und Beobachtungen gesammelt, um weitere Handlungsmaßnahmen abzuleiten. Entstehen durften Prozesse mit einer sinnvollen Verteilung von Verantwortlichkeiten, die wiederum den Wunsch nach Konfetti statt dem Biss in die Tischkante auslösten. Der Grundstein war gelegt, die Veränderungsbereitschaft riesig – ein großer Erfolg.
- Stakeholder: Prozesse in einer Crew werden kaum ausschließlich von der Crew beeinflusst. Vielmehr gibt es sowohl extern als auch intern Stakeholder, die im Prozess mitwirken. Diese Stakeholder haben die Teilgeber*innen in ihren einzelnen Gruppen identifiziert und auf einer Stakeholder Map festgehalten. Das gab einen Überblick über alle relevanten Stakeholder und Rollen als Basis für den folgenden Schritt.
- Ziel-Process-Map: Um den Prozess nicht nur auf Beziehungsebene, sondern auch chronologisch zu visualisieren, erarbeiteten die Crewmitglieder*innen eine Ziel-Process-Map. Ähnlich wie ein U-Bahn-Plan wird hier die Strecke des Prozesses inklusive der zum entsprechenden Zeitpunkt teilnehmenden Rollen und Stakeholder dargestellt. Die Endstation der U-Bahn stellt dabei das Hauptziel des Prozesses dar, die einzelnen Stationen die nötigen Handlungsschritte. Es galt, potenzielle Unfallstellen zu identifizieren, sie zu diskutieren, Verantwortlichkeiten zu klären und den Prozessablauf zu optimieren. Durch das vorherige Erspielen wurden die Prozesse dabei greifbar gemacht und ließen sich in der Map leicht abbilden.
Ergebnisse
Die Star Finanz Crew konnte gemeinsam mehrere kritische Prozesse bewerten und optimieren und dafür die wichtige Grundlage für die zukünftige Optimierung weiterer Prozesse legen. Indem die Teilgeber*innen Rollen und Beziehungen visualisiert haben, konnten sie daraus konkrete Handlungsschritte für die Zukunft definieren. Vor allem galt: Durch das Erspielen der Prozesse wurden die Probleme direkt sichtbar. Die anfängliche Skepsis gegenüber Playmobil® Pro machte schnell Platz für hohe Motivation und Veränderungsbereitschaft sowie vielzählige Optimierungsideen.
Im ersten Prozess – einer Anfrage auf Verlängerung der Elternzeit und dem Wiedereinstieg in Teilzeit – stellte sich heraus, dass es bisher überhaupt keinen Prozess gab. Die Crew hatte deshalb die Möglichkeit, einen entsprechenden Prozess neu zu entwickeln. Was ein Ergebnis!
Im zweiten Prozess – dem Recruiting – konnten zahlreiche Ideen zur Optimierung gesammelt werden. Beispielsweise darf mehr Verantwortung an die Fachabteilungen abgegeben werden. Dadurch entsteht geringerer Zeitaufwand für das Screening der Bewerbungen und es wird nur einen zentralen Ansprechpartner für Bewerber*innen geben. Zudem wird ein Tool gewählt, das den gesamten Prozess automatisiert abbildet, sodass interne Kapazitäten frei werden. Ganz konkret: Die erhoffte Zeitersparnis im Recruiting liegt bei 2 – 4 Wochen – das motiviert!
Diese Erkenntnisse sorgten für zwei grundlegende Gefühle: Motivation und Angst. Motivation, weil sich wirklich etwas ändern kann und auch weitere Prozesse ein Upgrade erhalten dürfen. Angst, weil noch viel Arbeit ansteht. Und das ist ganz normal: Die aktive Arbeit am Tagesgeschäft sorgt für direkte Konsequenzen – das sorgt für Unsicherheit, aber auch für den nötigen Antrieb zur Veränderung.
Ich hätte nicht erwartet, dass ich bei einem Workshop vor Schmerzen am liebsten in den Tisch beißen würde. Wir haben so viel über unsere Prozesse gelernt und erarbeitet, wie wir sie optimieren können. Playmobil® Pro hat uns dabei definitiv geholfen – uns ist bewusst geworden, was wir überhaupt den ganzen Tag machen.
Crewstimme
Ausblick
Der Beginn der Prozessoptimierung hat wiederum zahlreiche neue Türen geöffnet: Zukünftig dürfen weitere Prozesse hinterfragt und optimiert und im Anschluss auf der Meta-Ebene zusammengebracht werden, um Schnittstellen und Zuständigkeiten zu verdeutlichen. Das Team der Star Finanz hat jedoch auch eine weitere zentrale Erkenntnis gewonnen: Es darf mehr Raum für die Ausführung der Transformation im Alltag schaffen. Denn das gemeinsame Ziel ist es, die Transformation nicht nur zu planen, sondern auch im Geschäftsalltag zu verankern. An dieser Stelle dürfen zukünftige Workshops ansetzen.
Wie geht es jetzt weiter?
Aktuell arbeitet die Crew auf Hochtouren, um das Erarbeitete zu verankern, Prozesse anzupassen und vor allem die Kommunikation nach außen zu beginnen: Abteilungen und Stakeholder*innen sollen bald von den Veränderungen erfahren und die Möglichkeit erhalten, Feedback zu geben. Die aktuelle Workshop-Pause öffnet die Türen für eigenständiges Hinterfragen und Optimieren weiterer Prozesse. Im Herbst treffen wir uns erneut, um gemeinsam zurückzublicken und zukünftige Manöver zu besprechen.
Reflexion & Learnings aus Sicht einer Hamburger Facilitatorin
Ein Workshop, Seminar oder Training wird teilweise als magisches Werkzeug für die Transformation in Unternehmen und Gruppen angesehen. Sie sollen die Basis für New Work, New Leadership und agile Zusammenarbeit bilden. Sicher bringen Workshops ihre ganz eigene Magie in Form einer produktiven Atmosphäre und eines offenen Raums mit sich. Doch die eigentliche Magie, die für die Transformation benötigt wird, findet nicht im Workshop selbst statt, sondern danach oder dazwischen. Vielmehr handelt es sich bei einer erfolgreichen Transformation um einen dauerhaften Prozess – das hat sich auch in Hamburg bei der Star Finanz GmbH gezeigt und als Learning für die Crew sowie für Franziska als Facilitatorin gefestigt. Spielerische Ansätze machen dabei komplexe Themen greifbar und erleichtern den Zugang – reines Spielen bringt uns jedoch nicht zum Zielhafen. Die spielerisch gewonnenen Erkenntnisse dürfen geerntet und angewendet werden, um konkrete Veränderungen im Alltag zu bewirken.
Ein weiteres zentrales Learning aus Franziskas Sicht: Facilitator*innen haben die Aufgabe, den Raum für Diskussion, Gespräche und Wertschöpfung zu öffnen – aber auch die Herausforderung, ihn zu halten. Abhängig von der Größe der Gruppe und der Komplexität der Themen und Aufgaben ist Unterstützung für die Umsetzung, aber auch methodisch, unverzichtbar. Auch eine engmaschigere Begleitung im Arbeitsalltag der Crew kann hilfreich sein, um die Veränderungen unabhängig vom Workshop im Unternehmensalltag zu festigen.
In Bezug auf Crew Dynamiken ergaben sich im Laufe der Workshops ebenfalls einige Learnings:
- Offenheit für Veränderung ist ein wichtiger Anker, wenn es um das Anstoßen einer Transformation im gesamten Team geht. Für die Crew selbst kann dieser Schritt zu Beginn eine Herausforderung sein – schließlich verlässt sie ihren gewohnten Heimathafen. Die Crew der Star Finanz hat jedoch schnell gelernt, welche positiven Veränderungen aus Workshops entstehen, wenn sich alle Teilgebenden voll darauf einlassen. Alte Muster durften durchbrochen werden, wodurch Raum für neue Rollenprofile und die Verankerung von Selbstführung und -organisation entstehen konnte.
- Veränderung ist individuell. Jeder hat ihrsein eigenes Tempo mit eigenen Mustern zur Verarbeitung und Umsetzung von Veränderung. Das darf neben der Veränderungseuphorie und der eigenen Bereitschaft nicht in Vergessenheit geraten. Alle Crewmitglieder*innen der Star Finanz haben sich voll auf die anstehende Veränderung eingelassen – jetzt gilt es, die individuelle Geschwindigkeit in der Umsetzung zu berücksichtigen.
- Neben Offenheit benötigt es vor allem Zeit und Raum im Arbeitsalltag der Crew. Einerseits dürfen Prioritäten gesetzt werden, um das Gelernte aus den Workshops auch wirklich umzusetzen und in den Alltag einfließen zu lassen. Andererseits benötigt das Gelernte auch Zeit, sich zu setzen. Die Crew der Star Finanz durfte lernen, dass am Ende eines Workshops neben Euphorie auch erst einmal Verwirrung herrschen kann: Überforderung von zu vielen Impulsen und Erkenntnissen, die es in den kommenden Wochen erst einmal zu testen und zu verankern gilt.
Und genau darum geht es am Ende: Veränderung kann kein Nebenprojekt sein. Keine Facilitatorin kann im Workshop mit dem Zauberstab wedeln, Magie wirken lassen und eine Crew von heute auf morgen grundlegend transformieren – die Eule aus Hogwarts hat uns leider nie erreicht. Vielmehr benötigt es wie auch beim Segeln eine vollständige Crew, die an einem Strang zieht und Ausdauer mitbringt. Dabei kann es auf der Reise durchaus stürmisch werden oder es dürfen unerwartete Zwischenhäfen angesteuert werden. Ebenso hat die Umsetzungszeit zwischen einzelnen Workshops einen enormen Wert – am Ende ermöglicht es aber die Zusammenarbeit der Crew, dass alle sicher im Zielhafen anlegen.
Trotz laufender Transformation haben wir es im Prozess geschafft, neue Crewmitglieder*innen im Team onzuboarden. Das war neben alleR sonstigen Transformationsarbeit ein toller Erfolg! Die Prozessbegleitung durch Franziska war zu jederzeit ein Anker für alle Beteiligten. Ein Anker für Zuversicht, ein Anker für Unsicherheiten oder auch ein Anker zum Durchatmen.
Dana Gielnik
Bereichsleitung People, Culture & Places, Star Finanz GmbH
